Privacyverklaring
HPO Education B.V. respecteert de privacy van deelnemers én medewerkers. Onze activiteiten - onder de labels HPO Education en Amplio College - zijn slechts mogelijk als we op allerlei aspecten van het persoonlijk functioneren en dat van de organisatie kunnen aansluiten bij actuele informatie. Indien dit persoonsgegevens betreft, verwerken wij die uitsluitend voor zover die noodzakelijk zijn voor een juiste uitvoering van onze taken.
Uitgangspunt
Persoonsgegevens verwerken wij in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving op behoorlijke en zorgvuldige wijze. Hierbij zorgen wij voor een goede balans tussen het belang van HPO Education in het kader van de uitvoering van haar taken en die van betrokkenen, die we waar mogelijk eigen keuzes bieden voor het ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
Reikwijdte
Dit privacystatement heeft betrekking op alle verwerkingen die onder verantwoordelijkheid van HPO Education B.V. plaatsvinden onder de labels HPO Education en Amplio College. Het gaat daarbij om de door medewerkers, opdrachtgevers, studenten en andere deelnemers aan onze activiteiten aangeleverde persoonsgerelateerde informatie, maar ook de door en tijdens onze activiteiten verkregen persoonsgerelateerde informatie en verwerkingen daarvan in de administratieve processen en in de ondersteunende systemen die HPO Education B.V. gebruikt.
Doel verwerkingen
Wij gebruiken relevante persoonsgegevens van alle betrokkenen voor de gebruikelijke bedrijfsprocessen en de daaraan gerelateerde eisen van wet- en regelgeving:
financiële en personeelsadministratie (onder eisen van accountant, uwv en fiscus)
veiligheid, gezondheid en welzijn (arbo-wetgeving)
werving, selectie en personeelszaken
functioneren van inspraak- en medezeggenschapsorganen
overige wettelijke verplichtingen.
Wij kunnen persoonsgegevens van onze opdrachtgevers en deelnemers gebruiken voor de volgende meer specifieke doeleinden:
voor uitvoering van opleiding, coaching, advisering, onderzoek en andere bedrijfsactiviteiten (eisen vanuit certificering, accreditatie en overheidserkenning)
afhandeling van door deelnemers aangevraagde (studie-)informatie of publicaties
behandelen van geschillen
samenstellen gebruikersstatistieken
functioneren en verbetering van onze websites, online leerplatform en overige datasystemen.
Persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven genoemde doeleinden gebruikt. Op centraal niveau houden wij een verwerkingsregister bij. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of gebruikt. Na verloop van de termijn vernietigen wij de gegevens.
Bewaartermijn
We bewaren persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor we die gegevens gebruiken en zo lang de wet ons verplicht om die gegevens te bewaren. Hoelang dat precies is, verschilt per soort gegevens:
persoonsgegevens van mensen met interesse-meldingen en informatieverzoeken voor opleidingen, trainingen of cursussen: twee jaar, zodat we relevant aanbod kunnen sturen;
persoonsgegevens van deelnemers aan trainingen of cursussen, anders dan post-bachelor opleidingen: tot twee jaar na afloop van de betreffende training of cursus, zodat we hierop ook in nazorg terug kunnen komen;
persoonsgegevens van post-bachelor opleidingen: 5 jaar, in verband met certificerings- en accreditatiecontroles;
de wettelijke facturatiegegevens: 6 jaar, zodat fiscale controles binnen 5 boekjaren kunnen plaatsvinden;
persoonsgegevens van mensen die zich hebben geabonneerd op een van onze nieuwsbrieven: zolang men ingeschreven is voor de betreffende nieuwsbrief en tot 3 maanden na uitschrijving (verwerkingstermijn);
klachtendossiers en dossiers van bezwaar- en beroepsprocedures: 5 jaar, zodat ze beschikbaar zijn voor hercertificerings- of heraccreditatie audits.
Verstrekking aan derden
HPO Education B.V. kan voor het verwerken van uw persoonsgegevens derden inschakelen. Wij waarborgen dat deze derden handelen conform de privacywetgeving in de landen van de Europese Unie en meer specifiek volgens de privacyverklaring van HPO Education B.V.
Beveiliging
HPO Education B.V. draagt zorg voor een adequaat niveau van beveiliging van de persoonsgegevens. Er is voorzien in passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zijn er mede op gericht onnodige of onrechtmatige verzameling en verwerking te voorkomen.
Datalek
Mochten gegevens onverhoopt toch in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben, dan is er sprake van een datalek. Een datalek of het vermoeden daarvan kan gemeld worden op ons telefoonnummer +31 (0)76 303 58 81.
HPO Education B.V. doorloopt daarna alle vereiste stappen.
Rechten van betrokkene
U kunt verzoeken om inzage in en de mogelijkheid tot het bijwerken en herzien van uw persoonlijke gegevens. En u kunt een beroep doen op elk ander recht dat u volgens de toepasselijke privacywetgeving heeft, zoals het bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonlijke gegevens. Dien uw verzoek of klacht in via privacy@hpo.education.
Functionaris Gegevensbescherming
HPO Education B.V. heeft een interne toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens aangesteld. Dat is de functionaris voor de gegevensbescherming: FG. De FG houdt binnen HPO Education B.V. toezicht op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De wettelijke taken en bevoegdheden van de functionaris geven deze persoon een onafhankelijke positie binnen HPO Education B.V. U kunt contact opnemen met de FG via privacy@hpo.education.
Wijzigingen
HPO Education B.V. behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. De actuele versie van de privacyverklaring is opgenomen op onze websites www.hpo.education en www.amplio.college.